¿Qué es un activo?

Existen dos categorías amplias de activos comerciales. Los activos tangibles son aquellos que los humanos pueden ver y tocar, como equipos, muebles de oficina y el inventario. Los activos intangibles son menos discretos y es más difícil asignarles un valor financiero específico, pero no son menos importantes para una empresa. Algunos ejemplos de activos intangibles son la reputación de la empresa y el reconocimiento de la marca.

Para los ejecutivos, los activos son principalmente variaciones del dinero. De hecho, cuando la mayoría de las personas escuchan o leen "gestión de activos" o analizan su significado, lo más probable es que piensen en activos financieros, que también suelen figurar como "activos" en el balance de su empresa. Además de los ejemplos de activos tangibles anteriores, los activos financieros también pueden incluir dinero en efectivo, cuentas por cobrar, acciones, bonos, valores negociables e incluso gastos pagados por adelantado.

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Sus activos comerciales pueden aparecer de otras maneras. Para su departamento de RRHH, las personas son activos principales, mientras que su equipo de seguridad considera activos a los guardias (humanos or robots), las entradas con tarjeta de acceso y los cortafuegos, ya sean físicos o basados en software.

Para el área de TI, los activos van desde servidores y servicios basados en la nube hasta dispositivos de Internet de las cosas (IdC), tales como parlantes “inteligentes” o dispositivos para salas de descanso. Cualquier hardware, software o información que utilice su empresa puede considerarse un activo de TI. El crecimeinto de la movilidad y el uso comercial de dispositivos personales continúan ampliando la definición de “activo de TI” para incluir teléfonos y relojes inteligentes, tabletas, monitores de actividad física personales, etc.

Todos estos activos comerciales tienen su propio nivel crítico de importancia y valor. Otros recursos pueden o no considerarse también activos comerciales, según el negocio específico. Sin embargo, todos los activos deben administrarse para que una empresa tenga éxito.

La Gestión de activos a veces se confunde y se relaciona con la gestión de inventario, pero son diferentes. El inventario de la empresa es solo un conjunto de los activos que brindan la oportunidad de operar como establecimiento comercial. Idealmente, sus activos de TI funcionan en armonía para ayudar a administrar su inventario junto con la administración de sus otros activos críticos.

¿Por qué es importante la Gestión de activos?

Casi todos en su empresa estarían de acuerdo en que:

los activos comerciales más críticos afectan el desempeño comercial

para maximizar su valor, los activos críticos deben administrarse de manera efectiva.

La Gestión eficaz de activos es fundamental para todas las empresas. Su cadena de suministro no puede funcionar sin ella. Todo el rendimiento de la empresa depende de la disponibilidad, implementación, mantenimiento y reparación constantes de los activos más críticos. En las empresas que requieren mucho capital las horas o días dedicados a localizar los activos perdidos o reparar o reemplazar los que estén averiados pueden generar costos enormes. No es de extrañar que los líderes empresariales hayan hecho de la gestión de activos una prioridad desde los primeros días de la empresa.

Todos los activos de su empresa son fundamentales para alguna tarea, proceso u objetivo, por lo que la gestión eficaz de los activos es esencial por razones operativas y financieras. Los activos mal gestionados no pueden ofrecer el máximo valor comercial, de hecho, pueden interrumpir o detener por completo las operaciones comerciales.

¿Por qué son diferentes los activos de TI?

La Gestión eficaz de activos es especialmente importante para los activos de TI, incluidas las computadoras portátiles y de escritorio, los centros de datos y las implementaciones en la nube, entre otros. Su empresa utiliza herramientas impulsadas por TI para administrar todos sus otros activos, especialmente los financieros. La TI también impulsa las herramientas que utiliza su empresa para entregar informes sobre el estado de esos activos a auditores, reguladores y quienes están encargados de la toma de decisiones internas. 

Su negocio funciona con su patrimonio de TI, por lo que no administrar esos activos de manera efectiva puede poner su negocio en riesgo. ¿Qué tan grande es ese riesgo? En mayo del 2017, Inc.com publicó “60 Percent of Companies Fail in 6 Months Because of This (It’s Not What You Think)” [60 % de las compañías fallan en 6 meses debido a esto (y no es lo que usted se imagina)]. Este artículo se basó en una investigación de la Alianza Nacional de Seguridad Cibernética estadounidense, que halló que casi la mitad de las empresas pequeñas han sufrido un ataque cibernético. Los que es más alarmante, el 60 % de esas empresas cierran sus puertas durante los seis meses posteriores al ataque.

Si bien las empresas más grandes pueden tener más recursos de administración de activos, aún pueden verse afectadas por ataques cibernéticos, como informan los medios casi todos los meses. Esos ataques están aumentando en número y sofisticación.  Incluso hay delincuentes que venden paquetes de "malware como servicio” a precios basados en la cantidad de sistemas que serán atacados y comprometidos. La evolución continua y la escalada de las amenazas a la cibersecuridad ejercen una presión cada vez mayor sobre los administradores de activos de TI y ciberseguridad en empresas de todos los tipos y tamaños.

Cualquiera que sea el tamaño de su negocio, TI tiene activos que deben administrarse. A medida que su negocio crezca y cambie, es seguro que necesitará más administración de activos que lápices, bolígrafos y papel. Dependiendo de los detalles de su patrimonio de TI, sus activos de TI potencian la mayoría o la totalidad de sus herramientas y servicios de administración de activos, incluidas las herramientas y los servicios utilizados para administrar el propio patrimonio de TI. Ese solo hecho puede hacer que sus esfuerzos de gestión de activos de TI sean la iniciativa más importante de su empresa.

Los activos de TI y la Gestión de activos son críticos para su negocio

La ciberseguridad y la reducción de riesgos son solo una parte de un desafío y una oportunidad más grandes. Lo que realmente hace que la Gestión de activos de TI, o ITAM, sea esencial para todas las empresas modernas es que los activos de TI alojan la información que define a cada uno de ellos. Bases de datos de clientes, socios y proveedores; desempeño financiero actual e histórico; y se crea, manipula y almacena electrónicamente mucha más información.

Esto hace que los activo de TI sean especialmente importantes. Una manifestación de su importancia puede encontrarse entre aquellos que administran los activos financieros de otros. Como informó el Financial Times a principios de 2018, "los grupos de inversión han duplicado su gasto en nuevos conjuntos de información digital y científicos de datos en los últimos dos años".

Una encuesta de inversores de 2017 revealó que los administradores de activos financieros gastaron "un total de USD 373 millones en conjuntos de datos y en la contratación de nuevos empleados para analizarlos, un 60 % más que en 2016". Esa misma encuesta espera que esos gerentes gasten USD 616 millones en dichos recursos durante 2018, y "pronostica que los gastos generales aumentarán a más de USD 1000 millones para 2020."

¿Qué importancia tiene ITAM? Transparency Market Research prevé que el mercado de software de ITAM alcanzará un valor de USD 300 millones para 2024, o una tasa de crecimeinto anual del 6,9 %.

Un segmento del mercado ITAM que aumenta tanto en tamaño como en importancia comercial es la disposición de activos de TI. Cada vez más empresas están implementando iniciativas de transformación digital e implementaciones de computación en la nube. Esas empresas enfrentan múltiples desafíos al determinar cómo deshacerse y disponer de los activos existentes y heredados que están reemplazando. En un informe de investigación diferente, Transparency Market Research pronosticó que el mercado de disposición de activos de TI crecerá a “una oportunidad de ingresos de USD 18180 millones para 2024, o una tasa de crecimiento anual del 7,1 %”.

Aparte de las estimaciones y previsiones del tamaño del mercado, los activos de TI son absolutamente críticos para su empresa. No puede hacer negocios sin ellos. Cualquier falla de esos activos puede ser muy costosa.

¿Qué tan costosa? La investigación de Gartner durante 2014 estimó el costo del tiempo de inactividad en USD 5600 por minuto y más de USD 300000 por hora. Durante octubre de 2018, Zeus Kerravala, fundador y analista principal de ZK Research, estimó en una publicación de blog que el costo de tiempo de inactividad en todas las empresas es de USD 1,7 millones por hora, aproximadamente, con el potencial de ser significativamente mayor en verticales como la banca y el comercio electrónico.

Los costos de tiempo de inactividad pueden ser menores en su negocio, aunque no es razón para relajarse. La falla de los activos de TI que causa el tiempo de inactividad puede no ser el mayor efecto negativo en su negocio. Cualquier falla de TI puede interrumpir lo suficiente como para afectar la forma en que los clientes, socios, personas influyentes y empleados perciben su empresa. Este daño a la reputación puede persistir durante un período de tiempo considerable después de que se corrige la falla y cuesta mucho más que el tiempo de inactividad por sí mismo.

Gestión de activos de TI: beneficios para la empresa

La Gestión de activos exitosa puede brindar varios beneficios comerciales significativos.

Mejor cibersecuridad. Cuando los activos de TI se administran de manera efectiva, se pueden hacer y mantener más seguros. Las buenas herramientas y procesos de ITAM ayudan a garantizar que los activos críticos reciban actualizaciones y parches de software de manera oportuna. ITAM también puede ayudar a identificar vulnerabilidades actuales y nuevas antes de explotarlas, de forma malintencionada o accidental.

Mejor gestión de otros activos. Cuanto mejor administe sus activos de TI, más confiables y predecibles serán las herramientas y los servicios que admite su patrimonio de TI. Esas herramientas y servicios incluyen los que se utilizan para administrar todos sus otros activos importantes, desde efectivo hasta la reputación de la empresa.

Mejores decisiones comerciales. Cuando los activos de TI que albergan información comercial crítica están bien administrados, es más probable que esa información sea precisa, consistente y actual. Con ese beneficio, los líderes empresariales están mejor equipados para tomar las mejores decisiones posibles. Cuando todos tienen acceso a la misma “versión de la verdad", el consenso de esas decisiones se produce de manera más fácil y rápida.

Mejor percepción de TI y de su negocio. Cuando las fallas de TI interrumpen las operaciones de una empresa, las redes sociales a menudo aceleran y amplían la conciencia del problema. Esto afecta negativamente la forma en que los clientes, socios, prospectos, empleados e influencers perciben la empresa, incluso una vez que se resuelve la interrupción. La Gestión eficaz de TI no solo puede ayudarlo a evitar tales fallas, sino también a mejorar la capacidad de respuesta y la agilidad del negocio. Esas mejoras pueden, a su vez, perfeccionar la percepción de los usuarios de la TI y la de otros sobre su empresa.

Mejor preparación para el futuro. El cambio como una constante, en los negocios y en TI, es casi un cliché ya que afecta a ambos casi constantemente. Si su patrimonio de TI debe crecer y evolucionar en armonía con su negocio, entonces necesita la mejor gestión disponible de todos sus activos críticos de TI.

Gestión de activos de TI: beneficios para los equipos de TI

La Gestión eficaz de activos de TI también puede beneficiar a su equipo de TI.

Menos problemas. Los errores en la manera de configurar o conectar los activos causan o exacerban muchos problemas comunes de TI. La Gestión eficaz de activos de TI puede mapear esas configuraciones e interconexiones con precisión y mantener esos mapas actualizados a medida que cambia su estado de TI. Su empresa puede evitar muchos de estos problemas cuando tiene la capacidad de visualizar las configuraciones y relaciones de los activos con precisión.

Resolución de problemas más rápida. Una vez que una incidencia o problema ocurre dentro de su propiedad de TI, el tiempo corre. Cuanto más tiempo se requiera para resolverlos, más costoso se vuelve para su empresa. En algunos casos, mientras más tiempo se requiera para resolver una incidencia o problema, su empresa está expuesta a un potencial ciberataque durante mayor cantidad de tiempo. Mientras más conozca y pueda observar de sus activos para luego actuar sobre ellos en todos su patrimonio de TI, más rápido podrá resolver problemas y reducir vulnerabilidades.

Más productividad. Los procesos y herramientas de ITAM efectivos pueden automatizar tareas rutinarias y repetitivas, debido a que se desarrollan de una manera más consistente. También puede liberar a los miembros de su equipo de TI para que dediquen más tiempo a tareas y proyectos de mayor valor, haciéndolos más productivos y felices en sus trabajos.

Mayor valor comercial. Su propiedad de TI es una de sus mayores inversiones continuas. La Gestión eficaz de activos de TI conduce a un estado de TI que funciona mejor, falla menos y se recupera de las fallas más rápido. Estos y otros beneficios de ITAM se traducen directamente en menores costos operativos y mayor valor para su empresa, su patrimonio de TI y las personas que los administran.

Gestión de activos de TI: desafíos para el éxito

La Gestión de activos de TI puede ser tan difícil como esencial para su empresa, debido a la diversidad de su patrimonio de TI. Sus recursos de TI han crecido y evolucionado al igual que su empresa, por lo que esta depende de múltiples productos y/o servicios de múltiples proveedores. Cada uno posee requisitos de gestión únicos. Es importante que usted conozca estos requisitos y lo que se requiere para cumplirlos.

Otro desafío para el éxito de su empresa con la Gestión de activos de TI es cómo aprovechar la información acerca de esos activos y su rendimiento. Luego debe ser capaz de recopilar y racionalizar la información de gestión de todos sus activos de TI más críticos. La mejor manera de realizar esta tarea puede variar considerablemente, dependiendo de dónde residan esos activos y quién los posea. Obtener los datos que necesita sobre los servidores en su sala de servidores o centro de datos puede ser muy diferente a través de servicios basados en la nube, por ejemplo. Si ya tiene herramientas de Gestión de activos de TI, es posible que también se les presenten desafíos similares.

Si su empresa aún no usa herramientas de Gestión de activos de TI o debe actualizar su conjunto de herramientas actual, entonces otro desafío puede ser convencer a su equipo ejecutivo para que realice las inversiones necesarias. Irónicamente, si su priopiedad de TI satisface bien las necesidades comerciales actuales, a veces una falla importante de TI o ciberseguridad puede servir como incentivo para convencer a los ejecutivos de que brinden el soporte necesario. Una mejor alternativa es evitar esperar una catástrofe de este tipo antes de buscar una Gestión de activos de TI completa y eficaz. 

Incluso si su equipo ejecutivo está a bordo, seleccionar las herramientas adecuadas puede ser otro desafío abrumador. Cada proveedor líder de activos de TI también vende al menos una solución de Gestión de activos de TI. Sin embargo, muchas de estas soluciones funcionan mejor con activos del mismo proveedor. Su capacidad para ayudarlo a administrar las ofertas conectadas de otros proveedores puede variar considerablemente. Esas soluciones específicas del proveedor pueden ofrecer poca o ninguna ayuda para consolidar, racionalizar o generar informes sobre la información de gestión de todo su patrimonio de TI. Por estas y otras razones, en lo que respecta a la gestión de los activos de TI, una talla no sirve para todos, y definitivamente se requiere algo de ensamblaje. 

Gestión de activos de TI: cómo hacerlo bien

Hay siete requisitos primarios para una Gestión de activos de TI consistentemente eficaz. El orden en que los persigue puede variar, pero todos son esenciales para el éxito de su Gestión de activos de TI.

Descubrir

No puede administrar lo que no conoce, por lo que debe descubrir y mapear todos sus activos de TI críticos y mantener esa información actualizada. Sin un conocimiento completo de su patrimonio de TI, no puede protegerlo de manera efectiva de ciberamenazas, ni medir o rastrear con precisión cómo se usan las aplicaciones, datos y otros recursos basados en TI en su empresa.

Consolidar

Recoplie y racionalice la información que descubra sobre su entorno en una "versión única de la verdad” para garantizar que todas las decisiones de administración de servicios comerciales y activos de TI se basen en información coherente. Una base de datos de gestión de configuración (CMDB) es un punto de partida típico y puede acelerar en gran medida los esfuerzos de consolidación. En muchas empresas, la necesidad de una gestión eficaz de los activos de TI es una justificación principal para crear y mantener una CMDB. Es posible que su empresa deba realizar una evaluación exhaustiva de su información antes de intentar consolidarla para evitar el problema de "basura que entra, basura que sale”.

Priorizar

Use la información de infraestructura recopilada y las necesidades y objetivos comerciales para determinar qué activos de TI son más críticos. Entonces podrá asignar esfuerzos y recursos de gestión de manera adecuada, y alinearlos con indicadores clave de rendimiento (KPI) más de cerca. Aquí asegúrese de que las preocupaciones y prioridades de sus usuarios y contrapartes comerciales se incorporen en sus procesos de toma de decisiones. 

Proteger

Comenzando con sus activos más críticos, asegúrse de que todos los parches y actualizaciones se realicen y se mantengan actualizados para maximizar la ciberseguridad en todo su entorno. Supervice los lanzamientos de parches y las actualizaciones de sus principales proveedores de soluciones de TI y establezca procesos para obtenerlos, probarlos e implementarlos de manera consistente y oportuna. Su empresa también puede utilizar informes periódicos de ataques, infracciones e interrupciones que afectan a su patrimonio de TI para educar a los usuarios sobre cómo pueden ayudar a mejorar la ciberseguridad.

Automatizar

Identifique las tareas rutinarias y repetitivas que pueden automatizarse de forma más fácil. Luego, automatice esas tareas, utilizando políticas y procesos comerciales como guía. Es posible que desee comenzar con tareas relacionadas con el mantenimiento y la mejora de su seguridad cibernética, como la implementación y administración de parches y actualizaciones. La automatización puede reducir o eliminar los errores humanos asociados con esas tareas rutinatias y repetitivas. También puede liberar a los miembros de su equipo para realizar tareas más complejas, aumentando su valor para el negocio y la satisfacción personal y profesional.

Fortalecer

Combine información precisa, completa y actual sobre su entorno de TI con procesos probados y las mejores tecnologías disponibles. Úselos para maximizar la eficiencia, el rendimiento y la satisfacción de sus usuarios y de quienes los respaldan. Identifique y explore nuevas incorporaciones prometedoras a su entorno, como portales de autoservicio y "chatbots" (agentes de software interactivo), con tecnología de inteligencia artificial (IA).

Asociarse

Para brindar beneficios sostenidos a su empresa, sus esfuerzos de administración de activos de TI deben ser un compromiso de alto nivel a largo plazo. Además de ofrecer las características que su empresa necesita, los proveedores elegidos deben estar igualmente comprometidos. Debe asegurarse de que esos proveedores tengan la fortaleza y la experiencia relevante para cumplir con los compromisis actuales y futuros.

Gestión de activos de TI: éxitos iniciales y posteriores

Debe comenzar su viaje hacia la gestión óptima de TI con sus activos más críticos. Es probable que estos sean el hardware, el software o los servicios basados en la nube que ejecutan sus aplicaciones comerciales más críticas. A medida que logre una gestión eficaz de esos activos, debe comenzar a buscar oportunidades para expandirse y aprovechar esos éxitos iniciales.

Una de esas oportunidades es la integración con sus esfuerzos de gestión de servicios de TI. Dado que sus activos de TI impulsan todos sus servicios comerciales y de TI, esta integración debe ser de alta prioridad. La integración de sus esfuerzos de Gestión de activos de TI y de Gestión de servicios de TI puede ser un desafío, especialmente si las fuentes de las versiones y fechas de lanzamiento de esas herramientas son múltiples proveedores. Cuando tiene éxito, esta integración le permite mejorar la entrega y la gestión de los servicios y recursos basados en TI, de manera más rápida y fácil, en los que se basa su empresa.

Otra oportunidad es mejorar la recopilación, consolidación y el aprovechamiento de los datos que generan sus esfuerzos y soluciones de Gestión de activos de TI y Gestión de servicios de TI. Si su empresa ya utiliza una base de datos de administración de configuración, entonces debería ser el punto central de estos esfuerzos. Si no la tiene, entonces los objetivos de sus esfuerzos de Gestión de activos de TI podrían justificar la creación de una.

Si ha comenzado la transformación digital de su empresa, debe asegurarse de que esté en armonía con sus esfuerzos de Gestión de activos de TI tan pronto como sea posible. Si su empresa aún no está buscando o considerando la transformación digital, trabaje con sus colegas y líderes para determinar cuándo lo hará, porque es una eventualidad. Asegúrese de que sus procesos y soluciones de Gestión de activos de TI sean tan fáciles de incorporar en su transformación digital a medida que se realizan.

Gestión de activos de TI: una base para su negocio

Usted y sus colegas tienen múltiples opciones disponibles, con respecto a la mejor manera de administrar sus activos comerciales dentro y fuera de TI. Dada la importancia crítica para la supervivencia, el crecimiento y la evolucion de su negocio, sus esfuerzos de gestión de activos deben comenzar con su patrimonio de TI. La forma en que su empresa administra sus activos de TI afecta directamente su capacidad para administrar sus otros activos más críticos: las personas y el dinero.

Su empresa debe tener la capacidad de administrar sus activos de TI más críticos si espera protegerlos de manera efectiva contra las amenazas de seguridad cibernética actuales y futuras. Una Gestión de activos de TI eficaz también es fundamental para el éxito de cualquier esfuerzo de transformación digital. Por estos motivos, debe implementar los mejores procesos, servicios y herramientas posibles para la Gestión de activos de TI y aprovecharlos para optimizar la gestión de todos los demás activos y servicios basados en TI.

Para tener éxito en la Gestión de activos de TI, debe tener la combinación correcta de tecnologías, habilidades, experiencia and compromiso. Su socio de soluciones de Gestión de activos de TI debe demostrar una comprensión de las necesidades únicas de su negocio y presentar evidencia de que tiene las soluciones, experiencia y el ecosistema para ayudarlo a alcanzar sus objetivos.

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